Kirjanpito on ulkoistettu kiinteistökirjanpitoon erikoistuneelle tilitoimistolle

Isännöitsijänä hoidan taloyhtiöiden vuokra- ja vastikevalvonnan, mutta kirjanpito- ja tilinpäätöstyön hoitaa sopimuskumppanini. Näin minulle jää enemmän aikaa taloyhtiöiden operatiiviseen johtamiseen. Ulkopuolisen kirjanpitäjän toivon herättävän luottamusta asiakkaissani, jotka ovat varmasti lukeneet uutisia karmeista tapauksista, joissa isännöitsijä on kavaltanut asiakasyhtiöiden varoja. Karhulan Talopalvelu Oy:ssä isännöitsijä ei koskaan istu tilien päällä yksin ja hallituksella on aina halutessaan pääsy yhtiönsä tileihin tositetarkastusta varten. Täytyy  mainita hallituksen vastuusta myös sen verran että huolellisuus on kaukana ,jos isännöitsijä pystyy vuositolkulla käyttämään taloyhtiön varoja omiin tarkoituksiinsa tekaistuilla tositteilla.

Teknisen elinkaaren hallinta

Minulta kysytään usein miten yrittäjänä suoriudun teknisestä isännöinnistä. Uskallan väittää, että teknisen isännöinnin  kyvyt on liioiteltu ja toimintaa tehdään, koska se on isännöintitoimistoille hyvin kannattavaa. Tosiasiassa niissäkin yhtiöissä, joiden isännöintitoimistossa on töissä erityisiä teknisiä isännöitsijöitä, tärkeimmät kiinteistön tekniset tehtävät teetetään ulkopuolisilla asiantuntijoilla. Myös oma mallini nojaa tähän. Tekninen isännöinti on ennen kaikkea markkinointitermi, joka lanseerattiin siinä vaiheessa kun isännöintitoimistoissa huomattiin, että kutsumalla isännöintiä tekniseksi isännöinniksi siitä voidaan pyytää parempi korvaus.

Seuraan alan julkaisuja aktiivisesti ja perehdyn julkaistuihin oppaisiin. Yksi isännöinnin  tärkeimmistä tehtävistä on toimia tulkkina  asiantuntijoiden ja maallikkohallitusjäsenten välillä. Tähän hyvä pohjakoulutus, itse hankittu ja jatkuvasti ylläpidetty yleistietämys antavat hyvät eväät. Varsinaista teknisen isännöitsijän titteliä tärkeämpänä pidän avointa mieltä, rohkeutta tukeutua asiantuntijoihin tarpeen mukaan sekä valmiutta etsiä tietoa ja oppia uutta.

Karhulan Talopalvelu Oy:ssä tekniset työt ja esimerkiksi osakasremonttien valvonta tilataan hyviksi todetuilta ulkopuolisilta asiantuntijoilta. Koen välttämättömäksi, että olen riippumaton taloyhtiöiden käyttämistä alihankkijoista. Näin voin edustaa aina ja ainoastaan taloyhtiön etua. Yritykselläni ei näin ollen ole intressiä esimerkiksi ylivalvoa osakasremontteja laskuttamisen vuoksi. Valvon kuitenkin huolellisesti ulkopuolisten asiantuntijoiden osaamista ja työn laatua yhdessä asiakasyhtiöiden hallitusten kanssa. Jos urakoitsija tai konsultti tekee huonoa työtä tai laskuttaa kohtuuttomasti, hän ei tee töitä johtamissani taloyhtiöissä enää uudestaan. Huolellinen kiinteistönpito perustuu riittävään tietoon rakennusten ja rakenteiden kunnosta, minkä vuoksi kannustan aina asiakkaitani teettämään asiantuntijoilla tarpeelliset selvitykset päätöksenteon pohjaksi. Tässä työssä avuksi on perusteellisesti laadittu kiinteistön kuntoarvio, jonka lisäksi teetetään tarvittavat lisätutkimukset riskirakenteiden osalta. Toki yhtiön rakenteiden teknistä ylläpitoa voidaan suunnitella myös taloudellisten käyttöikien pohjalta, mikäli asiantuntija-arvioiden teettäminen ei ole jostain syystä tarkoituksenmukaista.Hienoa on myös,jos osakkaiden joukosta löytyy teknistä osaamista, jota voidaan hyödyntää.

Korjausohjelman lisäksi kiinteistön kuntoa tulee  pitää säännönmukaisesti yllä. Tässä apuna ovat eri huolenpitosopimukset, jotka ammatti-isännöitsijä järjestää teknisestä isännöinnistä riippumatta, eli esimerkiksi kaukolämpölaitteiden huoltosopimus ja kattohuoltosopimus. Säännöllisestä kunnossapidosta saadulla tiedolla päivitetään kuntoarviota ja korjausohjelmaa.

Kun isoihin korjaushankkeisiin ryhdytään, hyvä isännöitsijä järjestää  tarvittavat asiantuntijat tekemään suunnitelmia, urakka-asiakirjoja, johtamaan projektia ja valvomaan taloyhtiön etua. Nämä tehtävät ovat miltei aina laadultaan sellaisia, etteivät ne sovi tekniselle isännöinnille muutenkaan kuin kaikkein vähäisimmissä korjaushankkeissa.

Korjaushankkeissa paljon teknistä puolta tärkeämpää on ymmärtää prosessin oikea eteneminen. Kun isännöitsijä hallitsee korjaushankkeen oikeaoppisen läpiviennin, hän osaa hankkia taloyhtiön käyttöön oikeat asiantuntijat oikeaan aikaan ja osaa myös johtaa näitä niin, että tulos on yhtiön kannalta paras mahdollinen.  Isännöitsijän tehtävä on kuljettaa prosessia, ei tehdä sitä itse.

Laitetaan taloyhtiösi asiat kuntoon yhteistyöllä!